Überblick

Dieser Artikel ist eine Anleitung: Wie wechselst Du mit den Kundendaten vom jetzigen zum neuen Anbieter der Software?.

• Welche Gedanken sind im Vorfeld wichtig?
• Wie ziehst Du möglichst effizient die Daten von A nach B um?
• Welche Schritte zur Nachsorge solltest Du nicht vergessen?

Vergleich mit “richtigem” Umzug

Wie war das nochmal beim letzten Umzug…?

Die wichtigsten Schritte spielten sich vermutlich ähnlich wie folgt ab:

1. Nachdem ein neues Haus gefunden war, folgten Gedanken, welche Einrichtungsgegenstände ins neue Zuhause mitgenommen werden sollen. Vielleicht sogar schon, wo diese einen Platz finden könnten.
2. Zahlreiche Umzugskartons wurden gepackt und idealerweise beschriftet.
3. Für den Transport von A nach B wurden wahlweise Umzugshelfer oder eine Umzugsfirma engagiert.
4. Helfende Hände wurden spätestens beim Umzugstag instruiert, wo welcher Karton im neuen Domizil landen sollte.
5. Zum Schluss war es an der Zeit, die Umzugskartons auszupacken und an ihrem dafür vorgesehenen Ort zu platzieren. In diesem Atemzug hast Du für gewöhnlich geprüft, ob alle Inhalte den Transport heil überstanden haben.

Diese 5 Schritte sind vereinfacht dargestellt. Doch bestehen viele Parallelen zwischen einem „richtigen“ Umzug und dem Umziehen Deiner Kundendaten zur neuen Software für E-Mail Marketing.

Schließlich lernst Du hier, welche verblüffenden Gemeinsamkeiten auftauchen: Zwischen einem Anbieterwechsel des Newsletter-Tools mit den beschriebenen Schritten eines “richtigen” Umzugs.

Wozu umziehen…?

Wozu überhaupt das Newsletter-Tool wechseln?

Eine gute und berechtigte Frage. Vielerlei Gründe können diesen Wunsch verursachen.

Wie beispielsweise…

• …das Bedienen der jetzigen Software ist zu kompliziert.
• …der momentane Anbieter ist zu teuer.
• …Funktionen, die man bräuchte, sind nicht vorhanden.
• …Support ist schlecht.
• …der Anbieter hält sich nicht an deutsche Richtlinien für Datenschutz.
• uvm.

Wie auch immer die Gründe sein mögen…
…jetzt erhältst Du einen Eindruck, was bei einem Umzug zu beachten ist.

Falls Du noch auf der Suche nach der passenden E-Mail Marketing Software bist:
Dann lies einen früheren Artikel Newsletter Tools: Wie Du den richtigen Anbieter findest.

Schritt 1: Logistische Planung

Starten wir mit den vorbereitenden Gedanken zum Umzug. Dieser Schritt hilft enorm beim späteren Umziehen. Denn Dir wird später zu jedem Zeitpunkt glasklar sein, was zu tun ist.

Welche Dinge sind sinnvollerweise vorher zu erledigen?

• Stelle sicher, dass Du bereits einen neuen Newsletteranbieter hast.
• Informiere Dich beim jetzigen Anbieter, ob Du den Export der Kundendaten selbstständig vornehmen kannst.
• Erkundige Dich beim jetzigen Anbieter, in welchen Formaten der Export der Kundendaten möglich ist.
• Informiere Dich beim neuen Anbieter, wie die Rahmenbedingungen für den Import der Kundendaten sind.
• Erkundige Dich beim neuen Anbieter, in welchen Formaten der Import der Kundendaten möglich ist.
• Entscheide Dich für 1 Format zum Umziehen. Idealerweise ein gemeinsames Format von jetzigem und neuem Anbieter. Beispielsweise Export und Import im Excel-Format: Dateiendung xls oder xlsx.
• Bereite Formulare für das neue System vor. Das können beispielsweise Anmeldeformulare oder Landingpages auf Deiner Website sein. Integriere eine Schnittstelle im Content Management System zu dem neuen Anbieter. Präpariere automatisch reagierende E-Mails für das neue System. Beispielsweise die Willkommens-E-Mail für neue Einträge. Autoresponder. E-Mail-Serien und vieles mehr. (Nicht Teil dieses Blogbeitrags)
• Alternativ beauftrage einen Experten für den zuletzt genannten Punkt.
• Berücksichtige ausreichend Pufferzeiten.
• Terminiere den Umzugstag.

Schritt 2: Kartons befüllen

Beim zweiten Schritt des Umzugs befüllen wir die Kartons mit Inhalten der alten Wohnung.

Genau genommen haben wir nur 1 einzigen Karton: Unsere Datei, die wir mit Inhalten der jetzigen E-Mail-Marketing-Software füllen. Den Kundendaten.

Export der Daten

An dieser Stelle hilft uns das Vorbereiten aus Schritt 1, denn wir wissen, …

• …wer den Export der Kundendaten vornehmen kann.
• …welches Dateiformat wir beim Export erhalten möchten.

Das Ergebnis aus Schritt 2 sollte eine Datei sein, die wir auf unserem Rechner speichern.

Schritt 3: Neue Umgebung vorbereiten

Schritt 3 ist optional.

Abhängig vom neuen Softwareanbieter können wir diesen Schritt gleichzeitig mit dem nächsten Schritt 4 erledigen. Doch manchmal ist ein separater Schritt 3 notwendig, weil der Übergang von altem zu neuem Newsletter-Tool ein Anpassen erfordert.

Um was geht es?

• Anpassen des Dateiformats
  Weil der neue Anbieter exakte Vorgaben für das Import-Format hat. Das kann vorkommen, wenn Export- und Import-Format nicht identisch sind. In diesem Fall hilft die passende Office-Software (zum Beispiel Excel), um das Export-Format des jetzigen Anbieters in ein anderes Format umzuwandeln, mit dem der neue Anbieter beim Import umgehen kann.
• UTF-8-Codierung
  Ebenso sollte man sicherstellen, dass die Export-Datei im sogenannten UTF-8-Format kodiert ist. Falls dem nicht so ist, kann es später zu unerwartet kryptischen Zeichenfolgen kommen. Das gilt insbesondere für die Dateiformate csv und txt. Hier also am besten gleich darauf achten: Codierung = UTF-8.
• Empfängergruppe vorbereiten
  Richte eine neue Empfängergruppe beim neuen Newsletter-Tool ein. Das wird die neue Heimat der bestehenden Kundendaten. Abhängig von der Software ist auch ein Hinzufügen der Kundendaten zu einer bereits existierenden Empfängergruppe möglich. Letztendlich darfst Du entscheiden, welche der beiden Methoden die bessere Wahl für Dich ist.

Schritt 4: Interieur platzieren

Mit Schritt 4 erfolgt der eigentliche Umzug zum neuen Anbieter.

Wir ziehen mit den Kartons (unserer Datei) von A nach B und platzieren das Interieur (Kundendaten) an der richtigen Stelle im neuen Domizil (beim neuen Newsletteranbieter).

Import der Daten

Dieser Schritt wird als Import bezeichnet.

• Wir wählen “unsere” Datei zum Import aus, die wir in Schritt 2 exportiert haben. Beziehungsweise, die wir optional in Schritt 3 angepasst haben. Diese Datei enthält die Kundendaten und bekommt eine neue Heimat in einer neuen (oder bereits bestehenden) Empfängergruppe zugewiesen.
• Nun ordnen wir den Feldern der Kundendaten noch den richtigen Datentyp zu. Das heißt die Felder Name und Vorname erhalten beispielsweise den Datentyp „Text“ und der Geburtstag den Datentyp „Datum“. Hier gibt es von Software zu Software Unterschiede bei den zur Verfügung stehenden Datentypen.
• Die Reihenfolge der Felder können an dieser Stelle meist geändert und neu sortiert werden.
• Ebenso ist es möglich, Felder als Pflichtangaben zu kennzeichnen. Das ist beispielsweise bei der E-Mail-Adresse sinnvoll, denn die brauchen wir auf jeden Fall von unserem Kunden, wenn wir in Zukunft Kontakt mit ihm aufnehmen möchten.

Je nach Softwareanbieter gibt es noch weitere Einstellmöglichkeiten, doch die zuvor genannten sind sicherlich die wichtigsten.

Wenn wir die zuvor beschriebene Konfiguration beendet haben, folgt der eigentliche Import.

Voila!

Der Import, respektive der essentiellste Teil des Umzuges, ist abgeschlossen!

Eigentlich….

Ich empfehle darüber hinaus ausdrücklich, Schritt 5 zur Nachsorge durchzuführen.

Schritt 5: Nachsorge

Wozu die Nachsorge?

Damit prüfst Du, ob alle vorherigen Schritte erwartungskonform verlaufen sind. Eine Art der Qualitätssicherung.

• Wurden alle Kundendaten beim neuen Anbieter übernommen?
• Stimmt die Anzahl der Einträge?
• Ist die Reihenfolge der Felder korrekt?

Sobald die Anmeldeformulare mit der neuen Software verknüpft sind (siehe auch Schritt 1), kannst Du folgendes tun: Trage die eigenen Daten in das Anmeldeformular ein. Schicke das Formular ab. Kontrolliere, ob die Daten in den richtigen Feldern beim neuen Softwareanbieter landen.

Idealerweise hat alles geklappt. Herzlichen Glückwunsch! Ich hoffe, Du fühlst Dich wohl in der neuen Heimat.

Fazit

Der Wechsel zu einem neuen Newsletteranbieter ist mit der richtigen Strategie kein Hexenwerk. Der Umzug der Kundendaten kann in der Regel gut aus eigener Kraft bewerkstelligt werden. Für einen reibungslosen Umzug von bestehenden Formularen und Individuallösungen empfehle ich das zusätzliche Involvieren eines Experten – abhängig vom eigenen Wissensstand.

Wichtig sind in beiden Fällen sorgfältiges Planen und eine ordentliche Nachsorge.

Dann steht der Freude in der neuen Heimat nichts mehr im Wege.

Viel Spaß beim Ausprobieren.

Dein Feedback

Möchtest Du den Newsletteranbieter wechseln?

Oder hast bereits Erfahrungen mit einem Umzug?

Dann schreib mir! Ich freue mich auf Deinen Kommentar.